IESS Guayas inicia plan piloto de digitalización de archivos

El área de Gestión Documental del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) en Guayas, inició la primera fase del plan de organización y digitalización de archivos de la institución, a fin de mantener la información bajo estándares establecidos de cuidado y conservación, en espacios adecuados.

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Con el plan piloto de digitalización de archivos, la Dirección Provincial Guayas, busca optimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos de cumplimiento señalados por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información (Lotaip) y los que realizan los usuarios, ya que la información se encuentra dentro de un sistema debidamente clasificado y organizado, además de evitar un mal manejo de registros.

“El sistema nos da tres opciones para la búsqueda del documento. La primera es a través de nombres; la segunda, por medio del número de cédula y, la tercera por número de afiliación; una vez que ingresamos, podemos acceder a la información del afiliado dependiendo de su requerimiento”, explicó Carmen Bayas, integrante de la coordinación de Afiliación y Cobertura en Guayas y veedora del proceso.

Coordinaciones como Afiliación, Cartera y Coactiva, Comisión de Controversias y Administrativo Financiero, han sido parte de la primera fase de este plan piloto. “Decidimos empezar con las coordinaciones de mayor impacto, para que, al ser digitalizadas, ayuden a notificar y recuperar la cartera vencida. En otros casos se pueden hacer rectificaciones en el sistema, obtener un derecho de jubilación o comprobar una afiliación”, mencionó Isabel Egüez, responsable del área de Gestión Documental.

Egüez, recalcó que en la primera fase de este plan piloto se realizaron tres procesos como: depuración de archivos, organización y digitalización. La Dirección Provincial IESS Guayas recibe, alrededor de, 3.000 visitas diarias por temas de consultas de archivos.